Real World Use Cases: Von der Excel zum Onlinekonfigurator

Fast jedes Unternehmen, das technisch komplexe Produkte vertreibt, kennt diese eine Excel-Datei. Irgendwann vor Jahren hat ein erfahrener Vertriebler oder Ingenieur angefangen, technische Machbarkeit und Kalkulation in einer Tabelle abzubilden. Aus einem einfachen Hilfsmittel ist über die Jahre ein System mit hunderten Formeln, verschachtelten WENN-Bedingungen und unzähligen Reitern geworden, das heute das gesamte Vertriebsteam täglich nutzt, obwohl es kaum noch jemand vollständig durchschaut.

Dieses Szenario ist kein Einzelfall, sondern der Normalfall in vielen Branchen mit konfigurierbaren, technisch anspruchsvollen Produkten. Und genau hier beginnt der typische Weg zum Onlinekonfigurator.

Das typische Szenario

In fast allen Fällen läuft es ähnlich ab:

• Ein Vertriebs- oder Ingenieursteam muss regelmäßig prüfen, ob eine gewünschte Produktkonfiguration technisch überhaupt möglich ist.
• Parallel dazu muss der Preis kalkuliert werden, oft abhängig von Materialien, Abmessungen, Ausstattungsoptionen und individuellen Kundenkonditionen.
• Weil es kein zentrales System dafür gibt, entsteht eine Excel-Lösung. Sie wächst über Jahre mit, jede neue Produktvariante bekommt eine weitere Spalte, jede neue Preisregel eine weitere Formel.
• Am Ende hängt das Wissen über die korrekte Bedienung an einer oder wenigen Personen im Unternehmen.

Die Tabelle funktioniert, solange diese Personen verfügbar sind und solange sich niemand vertippt. Genau darin liegt das Problem.

Die Nachteile der Excel-Lösung

• Fehleranfälligkeit: Eine falsche Zelle, eine verrutschte Formel oder ein überschriebener Wert und die Kalkulation stimmt nicht mehr. Solche Fehler fallen oft erst beim Kunden oder in der Fertigung auf.
• Abhängigkeit von Einzelpersonen: Meist gibt es genau eine Person, die die Datei wirklich versteht. Urlaub, Krankheit oder Kündigung werden schnell zum Risiko für den gesamten Vertriebsprozess.
• Keine Skalierbarkeit: Mit jedem neuen Produkt, jeder neuen Variante und jedem neuen Markt wird die Datei komplexer und unübersichtlicher. Irgendwann lässt sie sich nicht mehr sinnvoll erweitern.
• Kein Self-Service für Kund*innen: Kund*innen können sich ihr Produkt nicht selbst zusammenstellen. Jede Anfrage muss über den Vertrieb laufen, das kostet Zeit auf beiden Seiten.
• Kein durchgängiger Prozess: Die Excel liefert im besten Fall eine Zahl, aber kein Angebot, keine technische Zeichnung und keine Anbindung an ERP oder PIM. Der Medienbruch zu den nachgelagerten Systemen bleibt bestehen.
• Fehlende Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann welche Preisregel geändert? In einer Excel-Datei lässt sich das kaum zuverlässig nachvollziehen.

Die Vorteile eines Onlinekonfigurators wie configuratorware

Ein Onlinekonfigurator übersetzt genau diese gewachsene Excel-Logik in ein zentrales, regelbasiertes System, das für alle nutzbar ist.

• Ein Regelwerk statt tausend Formeln: Technische Machbarkeit wird zentral hinterlegt. Nur kompatible und tatsächlich herstellbare Kombinationen lassen sich überhaupt auswählen.
• Automatisierte, korrekte Kalkulation: Preise, Rabatte und individuelle Konditionen werden in Echtzeit berechnet, ganz ohne manuelles Nachrechnen.
• Self-Service für Kund*innen und Vertrieb: Kund*innen können sich Produkte direkt online konfigurieren, der Vertrieb kann den Konfigurator im Kundengespräch oder am Messestand nutzen.
• Skalierbarkeit: Neue Varianten, Optionen oder Märkte lassen sich im System ergänzen, ohne dass die gesamte Logik neu gebaut werden muss.
• Durchgängiger Prozess: Aus der Konfiguration wird direkt ein Angebot, inklusive Anbindung an ERP- und PIM-Systeme. Der Medienbruch zwischen Konfiguration und Vertriebsabschluss entfällt.
• Zentrales Wissen statt Personenabhängigkeit: Die Logik liegt im System, nicht im Kopf einzelner Mitarbeiter*innen.

Der Weg von der Excel zum skalierbaren Onlinekonfigurator

Der Umstieg klingt für viele Unternehmen zunächst nach einem großen Projekt. In der Praxis ist er deutlich pragmatischer, wenn die vorhandene Excel als Ausgangspunkt genutzt wird, statt alles von null zu planen.

So gehen wir bei configuratorware konkret vor:

1. Analyse der bestehenden Excel: Wir schauen uns die vorhandene Tabelle gemeinsam mit dem Fachbereich an. Welche Regeln zur technischen Machbarkeit stecken darin, welche Preislogik, welche Sonderfälle und Ausnahmen haben sich über die Jahre eingeschlichen?
2. Übersetzung in Konfigurator-Logik: Die identifizierten Regeln übertragen wir in das Regelwerk des Konfigurators. Technische Abhängigkeiten und Preisberechnung werden so abgebildet, dass sie sich zentral pflegen lassen.
3. Bereinigung statt reiner Kopie: Dabei achten wir bewusst darauf, gewachsene Excel-Umwege nicht 1:1 zu übernehmen. Ziel ist eine Struktur, die sich mit möglichst wenig Aufwand pflegen lässt, statt die Komplexität der Tabelle einfach zu digitalisieren.
4. Single Source of Truth: Preisregeln, Produktdaten und technische Regeln werden so hinterlegt, dass nichts doppelt gepflegt werden muss, im Idealfall in Verbindung mit einem bestehenden PIM oder ERP als führendem System.
5. Test und Abgleich: Der neue Konfigurator wird gegen reale Beispielfälle aus der Excel geprüft, damit Kalkulation und Machbarkeitslogik nachweislich übereinstimmen.
6. Rollout und Übergabe: Vertrieb und Kund*innen erhalten Zugriff auf den Konfigurator, die alte Excel wird schrittweise abgelöst statt abrupt abgeschaltet.

Am Ende steht ein System, das die jahrelange fachliche Erfahrung aus der Excel bewahrt, sie aber für das gesamte Team und für Kund*innen nutzbar macht, ohne die typischen Risiken einer gewachsenen Tabellenlösung.

Wenn auch in Ihrem Unternehmen eine Excel-Datei im Hintergrund die technische Machbarkeit und Kalkulation steuert, lohnt sich ein Blick auf die Möglichkeiten eines Onlinekonfigurators. Bei configuratorware bringen wir genau diese Erfahrung mit: Wir übersetzen gewachsenes Excel-Wissen in eine skalierbare, wartbare Konfigurator-Logik und machen aus einer fehleranfälligen Insellösung einen digitalisierten Vertriebsprozess.